How to successfully achieve Speed and Agility with Outsourcing?Hoe verzeker je snelheid en behendigheid bij outsourcing?Hur man uppnår ett snabbt och smidigt arbetssätt med outsourcing? Wie erreicht man erfolgreich Schnelligkeit und Beweglichkeit mit Outsourcing?

Have you ever tried to move a car or some other heavy object from a dead standstill?  It’s much harder to steer a car that’s barely moving than one that is already moving at a good rate of speed.  Likewise, it’s hard to move a heavy piece of furniture from a full stop.  But get those things moving, and the opposite happens – it’s hard to get them stopped again! 

Heeft u wel eens geprobeerd een auto of ander zwaar object weg te duwen vanuit stilstand? Het is veel moeilijker een auto te sturen die bijna niet beweegt dan één die al redelijk hard rijdt. Zo is het ook moeilijk om een zwaar meubelstuk uit een volle winkel te krijgen. Maar als dit soort dingen eenmaal snelheid maken is het lastig ze weer te stoppen!

Dit is gewoon Newton’s eerste wet van beweging – objecten blijven staan in rust en objecten die bewegen blijven meestal bewegen. Mijn ervaring leert dat dit ook geldt voor organisaties. Als dingen eenmaal in beweging zijn gebeuren er ook andere goede dingen omdat de teams en projecten meegaan met de flow en zich dus kunnen aanpassen aan de omstandigheden. Hoe sneller het gaat, hoe makkelijker het blijkt te zijn om van richting te veranderen. Daartegenover staan teams en projecten die langzaam werken; zij hebben vaak moeite zich aan te passen aan veranderende situaties.

Har du någonsin försökt flytta en bil eller något annat tungt föremål från stillastående? Det är mycket svårare att styra en bil som knappt rör sig än en som rör sig i en bra hastighet. På samma sätt är det svårt att flytta en tung möbel från stillastående. Men när saker och ting börjar röra på sig och det motsatta händer – är det istället svårt att stanna dem igen!

Detta beror inte av något annat än Newtons första lag om rörelse. – objekt som är stilla tenderar att förbli stillastående och objekt i rörelse tenderar att hålla sig i rörelse. Jag har funnit samma sak att vara sann om organisationer. När saker och ting rör på sig, händer andra bra saker för team och projekt har drivkraft och kan anpassa sig till olika förhållanden. Faktum är att ju snabbare du rör dig desto enklare är det att ändra riktning. Däremot verkar projekt som fortgår långsamt ha svårt att anpassa sig efter olika situationer när de förändras.

Haben Sie jemals versucht ein Auto oder ein anderes schweres Objekt aus einem bewegungslosen Zustand heraus zu bewegen? Es ist viel schwieriger ein Auto, das sich kaum bewegt zu lenken, als eines, das bereits eine gute Geschwindigkeit aufweist. Genauso schwer ist es ein Möbelstück, das fest an einem Platz steht, zu bewegen. Aber bringt man diese Dinge in Bewegung, ereignet sich das Gegenteil – es ist schwer sie wieder anzuhalten!Dies ist nichts mehr als Newton’s erstes Gesetz der Bewegung – ruhende Objekte tendieren dazu ruhend zu bleiben und sich bewegende Objekte tendieren dazu in Bewegung zu bleiben.

Ich habe herausgefunden, dass dasselbe für Organisationen gilt. Wenn die Dinge einmal ins Rollen kommen, ereignen sich weitere positive Dinge, da die Teams und die Projekte in Bewegung sind und sich den veränderlichen Umständen anpassen können. Umso schneller man sich bewegt, umso einfacher ist es tatsächlich die Richtung zu verändern. Im Gegensatz dazu, haben Projekte oder Teams, die sich scheinbar nur langsam bewegen, Schwierigkeiten sich Situationen anzupassen, wenn sich diese verändern.

This is nothing more than Newton’s fist law of motion – objects at rest tend to stay at rest, and objects in motion tend to stay in motion.  I’ve found the same thing to be true of organizations.Once things get moving, other good things happen because teams and projects have momentum and can adjust to changing circumstances.  In fact, the faster you move, the easier it is to change direction.  By contrast, projects or teams that seem to be moving slowly have a hard time adapting to situations as they change.

One of the perceived downsides to outsourcing is a loss of speed, since work that used to be done in house now has to be accomplished with a second party, often through formal channels of work orders and change requests.  Decision making in particular is often perceived to suffer from bureaucratic delays associated with outsourcing.  However, there is a benefit as well in this injection of process discipline.  Having to think ahead about what you need so that you can request it with sufficient lead time forces the business to consider its needs more carefully and encourages IT (for example) to forecast the need for capacity, projects, resources, etc.

That said, what else can be done to increase speed in the context of a strategic outsourcing relationship?  It’s not just a matter of getting the outsource provider to work faster or be more productive.  In my experience, it’s usually more a matter of addressing three things:

1. Decisions – Show me a slow moving organization and I’ll show you decisions that are taking too long to make, usually due to analysis paralysis.  To gain speed, make decisions faster, even if it’s with imperfect information, and involve your outsource partner in the decision process whenever possible.  If you’re moving fast, you can change direction faster.

2. Delays – Waiting for other people to do things, especially to provide information, is a speed killing constraint.  Like any constraint, it needs to either be eliminated or worked around.  If your project team is waiting on key information, work on other parts of the project that don’t need that information.  If you need someone to make a decision or provide something to you, stand on their desk until you get it (even if it’s the boss’s or the customer’s desk).  Most of all, and this is contrary to what many of us have learned in our careers, DON’T wait on customer requirements…

3. Staged Releases – The biggest delay in most projects is waiting on customers to “simply”tell us what they want us to do.  After working on and studying this problem for over 25 years, I’ve come to the conclusion that this is never going to happen.  It’s really hard to say exactly what you want or need because business processes have become very complex and most people aren’t trained to do that kind of analysis.  So don’t wait -produce quickly what your best guess tells you the customer wants and show it to them.If they like it, you’re done, and fast!  If they don’t, then you just learned something you needed to know – requirements.  If you iterate enough, and fast enough, you’ll gain the information you need to complete the task, and the customer will feel engaged and satisfied that they have what they need, even if they couldn’t have told you what it was.

This last point especially is the essence of the whole agile methodology.  The bottom line on agile development is to produce quickly what you think is needed, show it to the customer, and then just as quickly adapt it with their feedback.  This process is not incompatible with outsourcing.  In fact, many outsource development organizations have built very strong agile capabilities and can increase the pace of development beyond what was previously possible with an in-house team.

If we can learn to do all of these things – make decisions, eliminate delays, and release in stages – we will move faster, be more adaptable to changing conditions, and probably enjoy greater success on both sides of the outsource equation.

What other speed and agility killers do you see?  What else can we do to move faster?